出張先で少し良いホテルに泊まりたくなり、自分で差額を出せば問題ないのでは、と考える人は少なくありません。 ただ、出張は会社の業務であり、宿泊は安全配慮や情報管理にもつながるため、会社がホテル種別や予約方法を指定している場合は要注意です。ここでは、自費投入がなぜ揉めやすいのか、規定違反を避ける考え方をまとめます。

自費投入でも、会社の指示に反するとトラブルになり得る

自腹で差額を払うなら自由に選べそうですが、会社側の関心は費用だけではありません。
 
たとえば、出張時の宿泊先は、緊急時の連絡、セキュリティ、機密情報の取り扱い、立替精算の手続きの一貫性にも影響します。会社がビジネスホテルを指定しているのは、価格帯を一定にする意図に加え、運用を標準化して不正や例外処理を減らす狙いもあります。
 
さらに、宿泊費が会社負担の範囲内であっても、通常必要と認められる範囲を外れると税務上の扱いが気になる場面があります。会社としては余計な論点を増やしたくないため、指定外の宿泊を避ける運用にしていることがあります。
 

規定の確認ポイントは「禁止」か「原則」か

まず、強い禁止なのか、原則なのかを見ます。規定にビジネスホテルと明記し、例外規定がないなら、自己負担でも避けたほうが安全です。反対に、原則ビジネスホテルとしつつ、業務上の理由や会社が認めた場合は例外可、といった運用があるなら、手続きを踏めば選択の余地が出ます。
 
ここで大切なのは、後から報告して既成事実にしないことです。経費精算を伴わなくても、出張命令の範囲に関わると判断されると、注意や指導の対象になり得ます。規程で処理できない場合は協議とする、といった条文例があるように、例外は協議が前提になりやすいです。
 

どうしても泊まりたい場合は、事前に合意を作る

最も安全なのは、事前に上司や総務に相談し、自己負担での宿泊変更を許可してもらうことです。このとき、会社側が気にするポイントを先回りして潰すと通りやすくなります。
 
たとえば、会社負担分は規定上限まででよい、領収書や明細は規定通り提出する、朝食や備品など追加費用は個人負担にする、緊急連絡先としてホテル情報を事前共有する、といった形です。
 
また、会社が求めるのがコスト抑制であれば、上限内のビジネスホテルが満室であることや、会場に近いことで移動時間が減り、結果としてタクシー代や早朝移動が減る、といった合理性を示すと話が進みやすいです。
 

まとめ

自費で好きなホテルに泊まる行為は、費用面だけ見ると会社に迷惑をかけないように思えます。しかし、会社の指定には標準化や安全配慮などの目的があり、自己負担でも指示に反すればトラブルになり得ます。
 
まずは規定が禁止なのか原則なのかを確認し、例外の余地があるなら事前に合意を作るのが安心です。手続きを踏んで納得感をそろえれば、出張の自由度と会社の管理の両方を守りやすくなります。
 

出典

国税庁No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い
SMBCコンサルティング三井住友カード法人出張旅費規程の作り方
アンサーネット出張旅費規程 PDF 例
 
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー

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