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短くて気の利いたビジネスメールを書くコツは?

9月4日(月) 12:00

 今や仕事をするうえで欠かせない、メールのやりとり。考えてみると、一日のうちで意外と多くの時間がとられていたりするものです。

 中川路亜紀著による本書『気のきいた短いメールが書ける本―そのまま使える! 短くても失礼のないメール術』は、「端的かつ礼儀正しさをもったメール術を身につけて仕事の効率化をはかろう」というコンセプトの一冊。気のきいた短いメールが書けるようになれば、仕事がサクサク進んだり周りからの評価が変わったりといいことづくめではないでしょうか。

 ふだんビジネスメールを作成していると、「こういうときはどう書けばよいのだろう?」「この書き方で相手は不快にならないかな?」と困ることが皆さんにもあるはずです。たとえば、「メールの始まりが『お世話になっております』で最後が『よろしくお願い致します』で終わるワンパターンになっているけれど、気がきかない?」「敬称は『様』ではなく『さま』や『さん』でもいいのか?」「『くださる』と『いただく』、どっちの使い方がよい?」などなど。まず本書のよいところは、これまで知りたいけれど誰に聞いてよいかわからなかったようなこうしたお悩みについてきっちりと解説してくれるところです。

 さらに、さまざまなビジネスシーンに合わせて、「最短メール」「気のきいた短いメール」「ていねいメール」という段階別にメールの書き方を教えてくれるのも助かります。アポや返事、依頼といったよくあるところから、感謝や相談、依頼などの事例。さらに指摘をしたり断ったりお詫びしたりとなってくると難易度も高く、その際の文章術についてはぜひとも知りたいという人も多いことでしょう。

 ここで具体的に、本書から一例を紹介してみます。仕事をしていると、どうしても相手の考えに意見しなくてはならない場面に遭遇することも。そんなとき、皆さんならどのようにメールで伝えますか?

 本書では、最短メールの例として「全体の方向性について了解致しました。ひとつ、繁忙期との関係で時期が気になります。次の打合せの際に詳しくご相談したいと思います。よろしくお願い致します」と書かれています。最初に肯定の言葉から入り、続いて、ただ単に否定するのではなく顔を合わせて話し合う気持ちがあることを伝える。簡潔ながら相手が不快にならない書き方をクリアしていますよね。

 また、意見する際のプラス表現として「素人考えかもしれませんが」「初歩的な質問で申し訳ないのですが」といったフレーズを加えるとよいとのアドバイスまであり、今日からすぐにでも取り入れたくなります。

 どんなビジネスシーンでも使える、短くても失礼のない400のお役立ち表現を集約したという本書。会社に入ったばかりの新人社員はもちろんのこと、これまでビジネスメールのあれこれについて聞くことがなかったというベテラン社員の方たちにも非常に役に立つことと思います。



『気のきいた短いメールが書ける本――そのまま使える! 短くても失礼のないメール術』
著者:中川路 亜紀
出版社:ダイヤモンド社
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